Der gesamte Prozess des Pre-Employment Screenings stützt sich auf die jeweilige Datenschutzgesetzgebung der Länder, in denen die Bewerbungsdaten verifiziert werden sollen. Dabei wird den nationalen Besonderheiten Rechnung getragen.

Unser Verifizierungsverfahren ist mit der Berliner Datenschutzbehörde abgestimmt worden.

Unser Pre-Employment Screening Konzept zeichnet sich durch eine hohe Transparenz für den Kunden und dessen Bewerber aus. Die Verifizierung der uns übertragenen Bewerbungsdaten erfolgt unter der Voraussetzung einer schriftlichen Einwilligung des jeweiligen Bewerbers. Der gesamte Bearbeitungsvorgang wird vertraglich zwischen der SIGNUM Consulting GmbH und dem Kunden geregelt.

Im Folgenden wird auf einzelne rechtliche Aspekte rund um das Thema Pre-Employment Screening näher eingegangen.

Der Prozess des Pre-Employment Screenings (kurz PES) steht eng mit diversen Rechtsnormen und je nach Anforderung mit verschiedensten Rechtssystemen in Verbindung. Sie müssen auf die unterschiedlichen Vorgaben vorbereitet sein. SIGNUM Consulting bietet Ihnen und Ihren Bewerbern langjährige Erfahrung und größtmögliche Transparenz.

Schon vor dem PES gelten bereits strenge Vorgaben. Der gesamte Prozess kann erst nach der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Bewerbers gestartet werden, gem. § 182 Abs. 1 BGB. Die Arbeitsprozesse der SIGNUM Consulting sind mit dem TÜV-Rheinland und der Berliner Datenschutzbehörde abgestimmt.

Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn es eine Rechtsvorschrift erlaubt oder anordnet oder der Betroffene eingewilligt hat, gem. § 4 Abs. 1 BDSG. Bei der Erhebung von personenbezogenen Daten ist der Betroffene, sofern er nicht schon Kenntnis davon hat, über die Identität der verantwortlichen Stelle, den Zweck der Erhebung und die Kategorie der Empfänger zu unterrichten, gem. § 4 Abs. 3 BDSG.

Die Einwilligung für den Prozess ist nur dann wirksam, wenn sie auf der freien Entscheidung des Betroffenen beruht, gem. § 4a Abs. 1 BDSG.

Das PES wird in der Regel nach Auswahl der finalen Kandidaten und vor der Arbeitsvertragsunterzeichnung erfolgen. Hierzu erhalten wir die vom Bewerber zur Verfügung gestellten Daten wie Abschlüsse und Arbeitsverhältnisse mit entsprechenden Zeiträumen.

Die Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten erfordert zudem weitere Aufmerksamkeit. Grundsätzlich sind Sie als Auftraggeber auch für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich, gem. § 11 Abs. 1 ff. BDSG.

SIGNUM Consulting ist seit nahezu zwanzig Jahren etabliert und ausschließlich für namhafte Unternehmen tätig. Wir bieten Ihnen sorgfältig ausgewähltes, auf Qualität und Datenschutz geschultes Personal. Zusätzlich ergänzen wir dieses Know-how durch eigene auf Sicherheit geprüfte Software. Diese Verbindung ermöglicht eine hohe Qualität aller Prozesse.

Wer einen anderen zur Verrichtung einer Arbeit bestellt, haftet für Schäden, die bei der Ausführung entstanden sind, gem. § 831 Abs. 1 S. 1 BGB. Einer Haftung kann nur entgangen werden, wenn bei der Auswahl der Person die erforderliche Sorgfalt beachtet wurde, gem. § 831 Abs. 1 S. 2 BGB.  Ein PES kann im Schadensfall als Beleg für die Einhaltung der Sorgfaltspflicht eingesetzt werden und Haftung verhindern oder vermindern.

Die Vorstände der AG haben zum Beispiel gefährdende Entwicklungen früh zu erkennen und geeignete Maßnahmen zu treffen, beziehungsweise ein vorbeugendes Überwachungssystem einzurichten, gem. § 91 Abs. 1 AktG.

Große Schäden können durch eine fehlerhafte Personalbesetzung des mittleren oder höheren Managements oder in sensiblen Unternehmensbereichen entstehen. Vorreiter in der Prävention sind die USA und das UK – hier setzen viele Unternehmen bereits ein großflächiges PES-System ein.

Modifizierte Dokumente werden schnell als Bagatelle angesehen. Dies ist jedoch nicht der Fall. Fälschungen in Bewerbungen können strafrechtlich relevant werden. Fälle der Urkundenfälschung werden bei SIGNUM Consulting regelmäßig aufgedeckt und verfolgt, gem. § 267 StGB.

Ein Verstoß wird mit bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe geahndet.

Mit der ISO 27002 gibt es einen Standard, der Empfehlungen und Mechanismen für die IT-Sicherheit vorgibt. Die Integration unseres PES-Systems bietet Ihnen ein entsprechendes Werkzeug, das wirksam Risiken minimiert und Manipulationen unterbindet.

Die britische Finanzaufsicht empfiehlt Teilnehmern des Kapitalmarktes, bei Neueinstellungen ein systematisches PES durchzuführen. Diese Maßnahme reduziert das Risiko von Vermögensschäden und Haftungsrisiken auf dem Kapitalmarkt und kann Haftungsansprüche minimieren oder verhindern.

für Unternehmen

Die Verifizierung der Eigenangaben von potenziellen Arbeitnehmern dient dazu, ein faires Bewerbungsverfahren zu ermöglichen. Personen, die sich mithilfe geschönter Angaben im Bewerbungsprozess einen unfairen Vorteil verschaffen wollen, können ausgefiltert werden. Zudem reduzieren Sie in Ihrem Unternehmen potenzielle Sicherheits- und Haftungsrisiken für Ihr Unternehmen.

Um Vertrauen zu schaffen und den Prozess transparent zu gestalten, empfiehlt es sich während des Einstellungsprozesses und kurz vor Vertragsabschluss die Bewerber ausdrücklich in schriftlicher und mündlicher Form (Einwilligung) über Ihr Standardverfahren zu informieren. Einigen Unternehmen geben diesen Hinweis sogar auf deren Homepage bekannt.

  • Des Weiteren verfügt SIGNUM Consulting über verschiedene Informationsblätter, die als Vorlage und auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden können.

Unterschriebene Einwilligung und Lebenslauf / Bewerbungsformblatt. Für einige Länder werden Zeugniskopien benötigt.

Die Einwilligung sollte freiwillig und vor der Unterzeichnung eines Arbeitsvertrages erfolgen.
Wenn der Bewerber sehr transparent, informativ und überzeugend in den Prozess eingewiesen wird, gibt es in der Regel keine Schwierigkeiten mit der Einwilligung.

Nein. Um den Screening-Prozess starten zu können, ist die unterschriebene Einwilligung erforderlich. Diese wird bei Anfrage in schriftlicher Form bei Ämtern und Einrichtungen (u.a. Bildungseinrichtungen) vorgelegt.

SIGNUM Consulting verfügt über eine Online-Kundenplattform, in der Unternehmen Aufträge sicher und verschlüsselt ab einem bestimmten monatlichen Volumen platzieren und dabei den Prozess von der Bearbeitung bis zum Berichtabschluss verfolgen können. Des Weiteren werden ab 2017 auch Ihre Bewerber in der Lage sein, alle Informationen über diese Plattform zu übermitteln.

Unser PES-Team ist in der Lage innerhalb eines Tages Ihren Auftrag zu initiieren. Sollten Sie jedoch einen Projektplan, Workshops und Implementierungshilfe benötigen, so hängt dies ausschließlich von Ihrem Zeitrahmen ab. SIGNUM Consulting verfügt über eine solide Beratungsstrategie, Schulungspläne und einen Leitfaden sowohl für Ihre Bewerber als auch für die beteiligten Personen in Ihrem Unternehmen.

Durchaus. Jedoch sollten Sie beachten, dass in den unterschiedlichen Ländern und Kontinenten andere Hürden genommen werden müssen. Die Checks-Auswahl, die rechtlichen Bedingungen und die kulturellen Unterschiede können nicht überall gleich angewendet werden. Die Überprüfungsmodelle müssen somit angepasst werden.

Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen. Gerichtet auf Ihren Wünschen und Bedürfnissen erstellt Ihnen SIGNUM Consulting ein Angebot je nach Länderzuordnung für die Einführung eines datenschutzgeprüften und ISO-zertifizierten Pre-Employment Screening-Prozesses als auch für einzelne nationale oder internationale Verifizierungen.

Typischerweise bleiben fehlende Fähigkeiten oft eine ganze Weile unerkannt. Der Vertrauensvorschuss in die neue Führungskraft kann jedoch einen oft nur schwer zu beziffernden Schaden anrichten. Besonders im Managementbereich – eine eher überprüfende als überprüfte Unternehmensebene – kann es in kurzer Zeit zu sehr hohen finanziellen Verlusten oder Imageschäden kommen, wenn unerkannt nichtqualifiziertes Personal eingestellt und in verantwortlicher Position beschäftigt wird.

für Bewerber

Die Verifizierung der Eigenangaben von potentiellen Arbeitnehmern dient dazu, ein faires Bewerbungsverfahren zu ermöglichen. Darüber hinaus steht bei dem Verfahren der Schutz der Mitarbeiter und Vermögenswerte im Blickpunkt. Die wichtigsten Gründe für PES sind:

  • Schaffung einer gegenseitigen Vertrauensbasis
  • Einhaltung gesetzlicher Sorgfaltspflicht

Unterschriebene Einwilligung und Lebenslauf

Die Einwilligung erfolgt freiwillig. Dennoch müssen Sie beachten, dass es sich hier um präventive standardisierte Prozesse in Unternehmen im Sinne der Unternehmenssicherheit handelt.

Nur die unterschriebene Einwilligung. Lebensläufe werden nie weitergeleitet.

Die von Ihnen im Lebenslauf gemachten Angaben. In der Regel Zeiträume, Stellenbezeichnungen sowie Abschlüsse und Adressen.

Das SIGNUM PES Team kontaktiert zunächst telefonisch die Einrichtung, um herauszufinden, wer der richtige Ansprechpartner ist. Dann wird in der Regel die Anfrage schriftlich samt Einwilligung zugesandt.

Das SIGNUM Consulting PES Team wird das selbstverständlich berücksichtigen. Wichtig ist, dass man das rechtzeitig kommuniziert hat.

Nein. Alles, was überprüft wird, ist auf der Einwilligung explizit erwähnt. Den Checks stimmen Sie mit einer Unterschrift zu.

Personenbezogene Daten werden nur zum Zweck dieser Prüfung bearbeitet. Alle im Bearbeitungsprozess vorhandenen Daten werden sorgfältig und vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben.

Diese werden drei Monate nach Berichtsfreigabe gemäß vertraglicher Absprache vollständig gelöscht.